Factura proforma vs factura fiscala — diferente esentiale pe care orice antreprenor trebuie sa le cunoasca
Aflati diferentele dintre factura proforma si factura fiscala: cand se emite fiecare, valoare juridica, regim TVA si ce obligatii genereaza.
Factura proforma vs factura fiscala — ce trebuie sa stii inainte sa emiti orice document
Multi antreprenori, mai ales la inceput de drum, folosesc termenii factura proforma si factura fiscala interschimbabil. Este o eroare care poate genera confuzii contabile, probleme cu ANAF si chiar litigii cu clientii. Acest ghid explica, clar si complet, ce este fiecare document, cand se emite si ce obligatii juridice si fiscale genereaza.
Ce este factura proforma?
Factura proforma este un document comercial informativ, nu un document fiscal. Ea nu se inregistreaza in contabilitate si nu genereaza obligatii de plata a TVA sau a impozitului pe venit.
Practic, factura proforma functioneaza ca o oferta de pret detaliata sau ca o cerere de plata in avans, inainte ca livrarea bunului sau prestarea serviciului sa aiba loc.
Caracteristici principale ale facturii proforma
- Nu are regim fiscal — nu se inregistreaza in Registrul de Evidenta a Facturilor
- Nu genereaza exigibilitate TVA
- Nu este document justificativ pentru deducerea TVA de catre cumparator
- Are caracter informativ si comercial
- Este optionala — legea nu o impune, dar practica o recomanda
Cand emiti o factura proforma?
| Situatie | De ce se emite proforma | |---|---| | Cerere de avans / plata anticipata | Clientul vede exact ce urmeaza sa plateasca | | Confirmare comanda inainte de livrare | Evitati neintelegerile privind pretul si cantitatea | | Tranzactii internationale (import/export) | Necesara pentru vamuire sau scrisori de credit | | Ofertare formala | Document de referinta in negocieri |
Ce este factura fiscala?
Factura fiscala (sau factura electronica, in contextul e-Factura) este documentul contabil si fiscal cu putere juridica deplina. Ea se emite obligatoriu dupa livrarea bunului sau prestarea serviciului si, in cazul in care exista TVA, la momentul exigibilitatii acesteia.
Ce informatii obligatorii trebuie sa contina o factura fiscala?
Conform art. 319 din Codul Fiscal, o factura fiscala trebuie sa includa:
- Numarul de ordine (unic, secvential)
- Data emiterii
- Datele de identificare ale furnizorului (nume, CUI, adresa)
- Datele de identificare ale cumparatorului
- Descrierea bunurilor/serviciilor
- Cantitatea si pretul unitar
- Baza de impozitare si cota TVA aplicata
- Valoarea TVA si valoarea totala
Comparatie directa: proforma vs fiscala
| Criteriu | Factura proforma | Factura fiscala | |---|---|---| | Valoare juridica | Document informativ | Document fiscal cu forta juridica | | Inregistrare contabila | Nu se inregistreaza | Obligatoriu de inregistrat | | Genereaza TVA | Nu | Da (daca emitentul e platitor TVA) | | Poate fi dedusa TVA? | Nu | Da | | Obligatorie prin lege? | Nu | Da, dupa livrare/prestare | | Numar de serie | Optional | Obligatoriu, secvential | | Transmisa in SPV ANAF (e-Factura)? | Nu | Da (obligatoriu din 2024 pentru B2B) |
Greseli frecvente pe care le fac antreprenorii
1. Considera ca plata proformei echivaleaza cu emiterea facturii fiscale
Fals. Chiar daca clientul a platit pe baza proformei, tu esti obligat sa emiti si factura fiscala. Proforma nu inlocuieste niciodata factura fiscala.
2. Nu emit factura fiscala pentru avansuri
Daca ai primit un avans si esti platitor de TVA, esti obligat sa emiti o factura de avans in termen de cel mult 15 zile de la data incasarii.
3. Deduc TVA pe baza proformei
Niciun contribuabil nu poate deduce TVA pe baza unei facturi proforma. Documentul justificativ este exclusiv factura fiscala.
4. Folosesc aceeasi serie de numere pentru proforma si fiscal
Seria si numerotarea proformelor trebuie tinute separat fata de facturile fiscale, tocmai pentru a evita confuziile.
E-Factura si factura proforma — ce se trimite in SPV ANAF?
Incepand cu 2024, toate facturile B2B emise in Romania trebuie transmise in sistemul RO e-Factura (SPV ANAF) in format XML UBL 2.1. Aceasta obligatie se aplica exclusiv facturilor fiscale.
Factura proforma nu se transmite in e-Factura si nu are nicio legatura cu SPV-ul ANAF.
FAQ — Intrebari frecvente
Poate o factura proforma sa aiba TVA mentionat? Da, poate include TVA calculat ca informatie estimativa, dar acesta nu genereaza nicio obligatie fiscala si nu poate fi dedus de cumparator.
Cat timp este valabila o factura proforma? Nu exista o reglementare legala. Valabilitatea este stabilita de emitent — de obicei 15 sau 30 de zile.
Pot emite factura fiscala fara sa fi emis proforma? Da, absolut. Proforma este optionala. Factura fiscala poate fi emisa direct dupa livrare.
Ce se intampla daca emit factura fiscala, dar clientul nu plateste? Factura fiscala genereaza creanta si poate fi folosita in proceduri de recuperare a debitelor (somatie de plata, executare silita).
Este factura proforma un contract? Nu, dar poate fi utilizata ca proba comerciala daca exista dispute legate de pretul agreat.
Concluzie
Diferenta dintre factura proforma si factura fiscala este fundamentala: una informeaza, cealalta obliga. Confundarea lor sau omiterea facturii fiscale poate atrage penalitati ANAF si probleme contabile serioase.
Daca vrei sa emiti facturi fiscale corect, in format e-Factura, si sa le trimiti automat in SPV ANAF, SpokInvoice este solutia completa pentru firme mici si mijlocii din Romania. Generezi, transmiti si arhivezi facturile fara batai de cap.
Articol informativ — pentru situatii fiscale complexe, consultati un contabil autorizat.
Încearcă SpokApp gratuit
Facturare, administrare imobile și cenzorat — totul într-un ecosistem modern.
Începe gratuit →